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Au commencement, il y avait vous, votre plante et votre comptable. Vous n’aviez pas tellement besoin de vous casser la tête pour communiquer avec vos employés. Même si la plante répondait rarement.

Puis, vous avez engagé. Vous êtes devenus 10, puis 100. Vous avez ouvert six succursales. Les plantes de tout ce monde n’étaient pas plus bavardes que la vôtre. Par contre, vos employés en avaient long à dire. C’est là que les choses se sont corsées.

La gang de la succursale 2 n’a pas pris le férié de la Saint-Jean parce que personne là-bas n’a reçu le courriel d’avis de vacances que vous pensiez avoir envoyé à tous.

Un jour, le gars de fin de semaine n’est pas rentré parce qu’il ne se souvenait plus du code de la porte du vestibule et qu’il n’a réussi à joindre personne.

Ensuite, il y a eu l’histoire des 18 versions de ce document sur lequel l’équipe 9 travaillait et dont on a fini par perdre la version finale dans les dédales d’échanges de courriels.

Puis, l’automne dernier, vous êtes revenu de vos vacances de chasse et vous avez pris 12 heures pour lire vos 1 674 messages. Là-dessus, plus des deux tiers étaient des RE: re: re: re: re: re: re: re: Joke du vendredi. Du pur délire.

C’est là que vous avez décidé de prendre votre vie en main. Ou du moins la partie de votre vie qui concerne les communications dans votre entreprise. (Pour ce qui est du ménage du garde-robe du sous-sol que votre tendre moitié vous demande d’effectuer depuis des lunes, ce sera pour une prochaine fois.) Parce que si, dans le couple, la communication est primordiale, dans une entreprise, elle est tout simplement vitale. (Mais peut-être pas aussi compliquée.)

Le numérique à la rescousse

Vous vous l’êtes fait dire par tous les blogues sur le sujet (et par votre belle-sœur) : une bonne stratégie de communication interne est essentielle au fonctionnement efficace d’une entreprise. Malheureusement, elle est souvent négligée lors de l’expansion, au profit des communications externes. L’absence d’une communication interne structurée peut rapidement entraîner plusieurs inconvénients, comme la fois où votre directeur des ventes a appris le changement de mission de l’entreprise à la radio en se rendant au travail. Aïe aïe aïe. Il a fallu calmer les troupes. Grosse semaine.

Mais comment choisir les bons outils? Afin d’y voir plus clair, quelques questions se posent : Comment s’assurer que l’information circule de la manière la plus intelligente dans votre entreprise? Comment créer des conversations pertinentes? Comment mobiliser vos équipes? (Comment inciter l’ado à faire des phrases complètes? Oups, ça, c’est une autre histoire de communication.)

Discussions instantanées, réseaux sociaux internes, partage de fichiers, gestion de projets…
« Les outils numériques permettent de fluidifier la transmission de l’information dans l’organisation », mentionne Florian Pradon, responsable expérience candidat chez GSoft, une entreprise technologique montréalaise qui conçoit des logiciels de gestion des organisations. « Ils permettent une transparence dans les échanges : grâce à eux, les gens s’emparent de l’information et en parlent. Ces outils créent un lien de confiance avec l’entreprise tout en permettant d’être plus efficace. » Par contre, « tout se sait très vite et certains gestionnaires peuvent avoir peur de ça », nuance-t-il. (C’est vrai que c’est VRAIMENT épeurant que les autres employés apprennent vraiment vite que les ingénieurs planchent sur un nouveau concept. Iiiiish.)

Pourquoi le numérique, alors? Pour gagner du temps, ne pas perdre d’information et améliorer la productivité. Mais aussi pour donner du pouvoir aux employés et humaniser les communications. Pour que ça fonctionne, cependant, les gestionnaires doivent être prêts à s’impliquer. « La communication devient bidirectionnelle. Ça crée de l’échange et ça brise les silos. Ça permet aussi aux gens d’être en lien direct avec la source d’information, poursuit M. Pradon. Mais le patron doit être prêt à ouvrir le canal, à être interpellé. Il faut qu’il soit joignable et ouvert. »

(Mise au point : ici, personne ne dit de vous mettre à texter au sujet de votre smoothie vert le dimanche à 6h45, et être ouvert NE signifie PAS de devoir discuter méthodes de contraception avec l’ensemble des employés.)

En bref, et notamment, le numérique permet :

  • d’humaniser les communications
  • de créer de l’engagement
  • d’effectuer facilement des recherches
  • de créer des groupes d’intérêt
  • d’accroître la productivité
  • d’implanter une culture d’entreprise

Chats et gifs de chats

« Le danger, c’est que ça crée un bruit conversationnel monstrueux, » met en garde M. Pradon. « Je dirais même que ça peut contribuer amplement à l’infobésité. Il y a souvent trop d’information qui passe et on a l’impression de toujours manquer quelque chose, de ne jamais être capable de prendre le dessus. Il faut absolument que les gens apprennent à hiérarchiser l’information. »

Mais un petit gif de chat, c’est toujours tellement à propos. Non?!? Sûr, sûr?)

Peut-être plus que jamais, il est facile de se perdre ou de s’éparpiller dans le vaste monde de l’inutile et du désuet. En fonction de vos besoins, plusieurs outils existent afin d’éviter cette déroute.

En voici une liste NON EXHAUSTIVE (mais commencez par déterminer vos besoins!) :

  • Les discussions instantanées : permettent de créer des liens et de conserver une archive des conversations, facilitent l’envoi et le regroupement d’information, etc.

    Exemples : Slack, Workplace, Google Hangouts Chat.
  • Les réseaux sociaux internes : permettent d’animer des blogues internes, de lancer des discussions de groupe, de créer des groupes de travail, etc.

    Exemples : Yammer, Ning, Elgg, Jamespot.
  • Les logiciels de gestion de projets : permettent (notamment) d’assigner des tâches et d’en effectuer le suivi. Ces logiciels sont très nombreux sur le marché et votre choix doit se faire en fonction de votre réalité : taille de votre équipe, type de projets gérés, facturation, etc. Certains sont gratuits, d’autres non.

    Exemples : Asana, Trello, Basecamp, Airtable.
  • Le partage de fichiers et le travail collaboratif : permettent de gagner en efficacité, de centraliser les dossiers, etc.

    Exemples : Google Drive, Evernote, Office 365, Dropbox Paper.
  • Les serveurs en ligne sur le cloud : Google (via le Drive), Microsoft (via OneDrive), Dropbox.

(Avez-vous déterminé vos besoins?)

« Il y a souvent trop d’information qui passe et on a l’impression de toujours manquer quelque chose. Il faut absolument que les gens apprennent à hiérarchiser l’information. »

– Florian Pradon, responsable expérience candidat chez GSoft

Copie conforme

Vous pouvez bien avoir tous les outils du monde, ils seront toujours dépendants de la capacité de vos leaders à en transmettre les objectifs et à guider le personnel dans leur utilisation. Ou, si vous préférez, le meilleur tournevis ne sera d’aucune utilité si on s’en sert comme d’un marteau (c’est une image). Soyez visionnaire et exemplaire. Eh oui, ici comme partout, montrer l’exemple reste une condition gagnante. Pour mobiliser l’équipe autour du projet, vos leaders doivent y être totalement engagés. (Bref, ne faites pas comme votre plante, soyez proactif.)

Même à l’ère du numérique, l’écoute active reste LA clé du succès d’une communication interne réussie : écouter et montrer qu’on entend est la première de toutes les premières priorités.

Et puis, rien ne vaut de temps en temps une réunion efficace ou un simple coup de téléphone. Une franche discussion de vive voix contribue souvent à limiter les irritants ou les malentendus que peut engendrer l’écrit. Surtout si vous n’avez pas encore compris que LES MAJUSCULES, C’EST MAL.

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Un peu de lecture supplémentaire sur le sujet

COM'IN - Les 7 tendances de la communication interne numérique

Hardvard Business News - Why No One Uses the Corporate Social Network

Talk Social to Me - 6 Enterprise Social Network Features That Make Our Lives Easier

ProServeIT - Four entreprise social network to take advantage of

Information Age - How digital technology is transforming internal communication

Comment Ça Marche - Utiliser les réseaux sociaux internes dans les entreprises

WikiCréa - Comment gérer une croissance rapide?

Wydden.com - #Outils : comment améliorer la communication interne?

Business Illustrator - Why invest in an enterprise social network (Infographic)

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